ATA: como a ata vai sozinha pro ClickUp

Antes de começar, 5 palavras

• Ata: o registro da reunião. Diz o que foi falado, o que ficou combinado e quem faz cada coisa.
• Anota pra Mim: o recurso do Gemini dentro do Google Meet que escreve as anotações da reunião sozinho e salva num Google Docs.
• Transcrição: o texto de tudo o que foi falado na reunião, fala por fala.
• Claude Code: o Claude que trabalha dentro do seu computador. Ele cria arquivos e programas e pede a sua licença antes.
• Token: uma senha que deixa um programa usar a sua conta do ClickUp. Ele fica guardado num arquivo e nunca vai pro chat.

O que essa automação faz

Antes, depois de cada reunião, alguém tinha que escrever a ata, mandar pro cliente e abrir as tarefas uma por uma. Hoje o fluxo é este:

1. Na reunião, o Google Meet grava a transcrição e o Gemini escreve as anotações.
2. No fim, eu falo em voz alta o resumo do que ficou combinado e de quem é cada coisa.
3. Eu colo o link das anotações no app que eu fiz com o Claude Code e clico em "Gerar ata".
4. O app separa a pauta, a data, quem estava e os próximos passos: o que é nosso, o que é do cliente e o que ficou sem dono.
5. Eu reviso o que importa, baixo o PDF e mando pro cliente.
6. Um clique e cada próximo passo vira uma tarefa no ClickUp, com o responsável.

A ata não inventa data, responsável nem combinado que não está nas anotações. O que não tem dono vai pra "A confirmar", e eu resolvo antes de mandar.

Qual caminho é o seu

• Caminho A, no chat do Claude: sem instalar nada. Você cola as anotações, recebe a ata, baixa o PDF e cria as tarefas pelo conector do ClickUp.
• Caminho B, um mini app no Claude Code (o jeito que eu uso): você cola o link e clica em três botões. Dá mais trabalho no começo e pede o plano pago do Claude.

Os passos 1 e 2 valem pros dois caminhos. Comece pelo A. Se você faz muita reunião por semana, passe pro B.

Passo a passo

Esse é o caminho A. São 7 passos, e cada um termina num "pronto quando". Quem vai pelo Claude Code faz os passos 1 e 2 e pula pro caminho B.

1. Ligue a transcrição e as anotações no Meet

• Entre na reunião pelo meet.google.com, no computador.
• Clique em Anota pra Mim, no canto de cima à direita, e depois em Começar a fazer anotações.
• Pra ter também a fala inteira, clique em Ferramentas da reunião › Transcrição › Iniciar transcrição.
• Avise quem está na reunião que ela está sendo anotada.

Pela ajuda do Google Meet, as anotações pedem um plano do Google Workspace que tenha o Gemini e funcionam em português. Quando a reunião acaba, o documento vai pra pasta "Google Meet" do Drive de quem organizou, e chega um e-mail com o link. A transcrição também fica nessa pasta. Os nomes dos botões e os planos são da ajuda do Google.

Pronto quando: as anotações e a transcrição estão ligadas na reunião.

2. Feche a reunião com o resumo falado

Esse é o pulo do gato. O Gemini só anota o que foi dito. Se o combinado ficou no ar, a ata sai sem dono.

• Uns 5 minutos antes de acabar, fale em voz alta o que ficou combinado.
• Diga o nome de quem faz cada coisa e até quando.
• Peça pro cliente confirmar.

No meu, fica assim: "Resumindo aqui: mês que vem vai ter isso, isso e isso. Eu faço tal coisa, você me manda tal coisa." O cliente fala "beleza", e isso já vai pra ata.

Pronto quando: cada combinado foi dito com o nome de quem faz.

3. Abra as anotações e copie o texto

• Abra o e-mail do Meet, ou a pasta Google Meet no seu Drive.
• Abra o documento das anotações da reunião.
• Confira se tem as partes Resumo, Próximas etapas e Detalhes. Nas Próximas etapas, cada item vem com o nome do responsável entre colchetes.
• Selecione o texto todo e copie.

Pronto quando: o texto das anotações está copiado, com as Próximas etapas e os nomes.

4. Peça a ata pro Claude

• Abra o Claude em claude.ai ou no app.
• Cole o prompt abaixo e, no fim dele, as anotações.

Monte a ata desta reunião com o meu cliente, em português, neste formato:

ATA DA REUNIÃO: [título da reunião]
PAUTA: os assuntos, em tópicos curtos.
DATA: a data da reunião.
PRESENTES: quem é da minha empresa e quem é do cliente.
PRÓXIMOS PASSOS, em 3 blocos:
- MINHA EMPRESA: o que eu e o meu time vamos fazer, com o nome de quem faz.
- CLIENTE: o que o cliente vai fazer, com o nome de quem faz.
- A CONFIRMAR: o que foi combinado sem responsável claro.

Regras:
- Use só o que está nas anotações. Não invente data, prazo, responsável nem combinado.
- Se não achar a data, escreva "data a confirmar".
- Item sem dono vai pra A CONFIRMAR.
- Da minha empresa são: [nomes de quem é do seu time]

ANOTAÇÕES:
[cole aqui o texto do Google Docs]

Pronto quando: o Claude te devolve a ata nos 3 blocos de próximos passos.

5. Revise o que importa

• Leia a pauta e tire o que foi conversa solta.
• Confira cada próximo passo: o texto, o nome e o prazo.
• Resolva o bloco A CONFIRMAR: dê um dono ou tire o item.
• Peça a correção no chat, ex.: "Tira o item 3 da pauta e passa o item de fotos pro cliente".

A ata vai pro cliente com o seu nome. Quem decide o que entra é você.

Pronto quando: a ata não tem nada em A CONFIRMAR e você assinaria cada linha.

6. Tire o PDF

• Peça no chat: "Gere essa ata em PDF, pronta pra eu mandar pro cliente".
• Baixe o arquivo que o Claude criar.
• Se preferir, cole a ata num Google Docs novo e use Arquivo › Fazer download › Documento PDF.

Pronto quando: o PDF da ata está no seu computador, pronto pra mandar.

7. Crie as tarefas no ClickUp

• No chat do Claude, clique em + › Connectors › Manage connectors.
• Procure o ClickUp na lista e clique em Connect. Entre com a sua conta do ClickUp.
• Volte pro chat da ata e cole o prompt abaixo.

Agora crie no ClickUp uma tarefa pra cada próximo passo da ata final, na lista [nome da lista do cliente].
- Título: o bloco entre colchetes e o texto do passo. Ex.: [Cliente] Mandar as fotos autorizadas.
- Responsável: a pessoa da lista do ClickUp com o mesmo nome. Se não achar ou ficar em dúvida, deixe sem responsável e escreva o nome na descrição.
- Descrição: "Veio da ata da reunião de [data]".
Antes de criar, me mostre a lista de tarefas e espere o meu ok.

Pela página do conector, ele é feito pelo próprio ClickUp e cria e atualiza tarefas. A ajuda do Claude diz que os conectores do diretório funcionam também no plano grátis.

Passo da documentação, não testado por mim.

Pronto quando: as tarefas aparecem na lista do cliente no ClickUp, cada uma com o dono ou com o nome na descrição.

Caminho B: o mini app, do jeito que eu uso

Aqui o Claude Code monta um app que roda no seu computador. Você cola o link das anotações e clica em três botões: Gerar ata, Baixar PDF e Criar atividades no ClickUp. São 4 passos.

1. Gere o token do ClickUp

• No ClickUp, clique na sua foto, no canto de cima à direita.
• Vá em Settings › Apps.
• Em API Token, clique em Generate e depois em Copy.
• Guarde o token num lugar seguro por enquanto. Não cole no chat do Claude.

Pela documentação do ClickUp, o token começa com pk_ e não vence. Se ele vazar, gere outro no mesmo lugar.

Pronto quando: você tem o token copiado, começando com pk_.

2. Peça o app pro Claude Code

• Baixe o app do Claude em claude.com/download e entre com a sua conta, no plano Pro ou acima.
• Abra a aba Code e escolha uma pasta vazia, ex.: ata.
• Cole o pedido abaixo.

Quero um app simples, que rode no meu computador, pra transformar as anotações do Gemini (Google Meet) em ata, PDF e tarefas no ClickUp.

COMO FUNCIONA
1. Eu escolho o cliente e colo o link do Google Docs das anotações. O Doc vai estar como "Qualquer pessoa com o link pode ver". Leia o texto pelo link de exportação em texto puro do Google Docs, sem pedir login.
2. Botão "Gerar ata": ache no texto as partes Resumo, Próximas etapas e Detalhes. Monte a ata com pauta, data, presentes e próximos passos. Nas Próximas etapas, o responsável vem entre colchetes no começo do item. Divida os passos em 3 blocos: minha empresa, cliente e A confirmar (item sem dono).
3. Mostre a ata num campo que eu posso editar antes de exportar.
4. Botão "Baixar PDF": gere o PDF a partir do texto que eu revisei, com um visual limpo e o meu logo.
5. Botão "Criar atividades no ClickUp": uma tarefa por próximo passo, na lista do ClickUp daquele cliente. O título leva o bloco, ex.: [Cliente] Mandar as fotos. Atribua a tarefa à pessoa da lista com o mesmo nome. Se não achar, deixe sem responsável e escreva o nome na descrição.

REGRAS
- A ata não inventa data, responsável nem combinado que não está nas anotações. Sem data, peça pra eu digitar.
- As tarefas só saem depois do PDF e sempre do texto que virou PDF. Se eu editar depois de baixar o PDF, trave o botão do ClickUp até eu baixar de novo.
- O token do ClickUp fica num arquivo .env.local nesta pasta, fora do Git. Me diga onde colar e nunca me peça o token no chat.
- Pra achar o ID da lista de cada cliente, me mostre as minhas listas do ClickUp e me deixe escolher.
- Da minha empresa são: [nomes de quem é do seu time]
- Antes de instalar qualquer programa, me explique o que é e peça o meu ok.
- Me explique cada etapa em português simples e me diga como abrir o app.

O meu é uma aba de um app interno da agência, e funciona assim: as tarefas só vão pro ClickUp depois do PDF, pra o ClickUp ficar igual ao que o cliente recebeu.

Pronto quando: o Claude Code te diz que o app está pronto e como abrir.

3. Teste com uma reunião de mentira

• Cole o token no arquivo .env.local que o Claude Code indicou, no Bloco de Notas.
• No ClickUp, crie uma lista de teste.
• Escreva um Google Docs no formato das anotações, como o exemplo abaixo, e deixe como "Qualquer pessoa com o link pode ver".
• No app, cole o link, clique em Gerar ata, depois em Baixar PDF e em Criar atividades no ClickUp.

Resumo
Reunião mensal da Clínica Modelo. Resultados do mês e campanha nova.

Próximas etapas
[Seu Nome] Criar 3 anúncios novos com fotos reais da clínica
[Carla] Mandar 10 fotos de antes e depois autorizadas
Revisar o roteiro de atendimento do WhatsApp

Detalhes
A Carla vai pedir a autorização dos pacientes.

A Clínica Modelo e a Carla são inventadas. O terceiro item não tem dono de propósito: ele tem que cair em "A confirmar".

Pronto quando: a lista de teste no ClickUp tem 3 tarefas, e a sua aparece com você de responsável.

4. Use depois de cada reunião

• Feche a reunião com o resumo falado, como no passo 2 do caminho A.
• Compartilhe o Doc das anotações como "Qualquer pessoa com o link pode ver".
• No app, cole o link, gere a ata, revise, baixe o PDF e crie as tarefas.
• Mande o PDF pro cliente.

Pronto quando: o cliente recebeu a ata e as tarefas estão no ClickUp com o dono.

Perguntas e limites

Preciso saber programar?

Não. No caminho A você só cola os prompts. No caminho B, quem escreve e testa o app é o Claude Code, e você aprova cada instalação.

E se o meu Meet não tem o Gemini?

O Anota pra Mim depende do plano do Google Workspace. Sem ele, ligue só a transcrição, se o seu plano tiver, e cole o texto dela no prompt do passo 4. A ata sai, mas sem as Próximas etapas prontas. Por isso o resumo falado do passo 2 pesa ainda mais.

Preciso avisar o cliente?

Sim. Avise no começo da reunião que ela vai ser anotada e transcrita. E a ata só vai pro cliente depois da sua revisão.

E se a pessoa não estiver no ClickUp?

A tarefa nasce sem responsável, com o nome dela na descrição. No meu, o que é do cliente vai pro ClickUp do mesmo jeito, com o bloco do cliente no título, pra eu cobrar na próxima reunião.

O que eu não testei

• O caminho A do começo ao fim, só no chat do Claude. Eu uso o app feito no Claude Code.
• O conector do ClickUp no Claude, e se ele atribui o responsável.
• Outro gerenciador de tarefas além do ClickUp.
• Reunião fora do Google Meet, como Zoom ou Teams.